「初めての方から、メールでの相談があった場合には、
どのような点に気を付けたらいいでしょうか？教えてください。」
メール相談についての質問を研修の中で頂きました。
「初めての方」
「顔は知っている」けど、メールでの相談は初めて。
「顔は知らないけど、知っている」人で、メールでの相談は初めて。
「顔も名前も知らない、本当に初めて」の方からのメール相談。
「初めて」にも、いくつかのパターンがあります。
通常の挨拶などのメールと違って、「メール相談」は
想いが、かなり詰まっていることが多く、
「伝えたい」という気持ちが強いため、文面がわかりにくくなってしまったり、
いきなり本題に入っている場合もあります。
それだけ想いが強いのです。
そうしたメール相談の返信で、一番最初の書き出しは、
相手に対する「感謝」と「敬意」です。
「●●様、この度はメールでのご相談を下さり本当にありがとうございました。
私のような初めての者に、大切な想いをお知らせ頂くことは、迷いもあったかと
思いますが、こうしてお知らせ頂いた事、心より感謝申し上げます。」
のような表現で 最初は書き出しています。
（若干、その方によって、内容は変更していますが。。）
なぜ、こうした「書き出し」を使うのか。
それは、「顔が見えない」からです。
頂いたメールから、相手の「表情」は見えません。
だからこそ、こちらの「表情」を「言葉」として最初に伝えているのです。
「書き出し」の表現とは、書いているあなたの「表情」です。
相手に「自分の笑顔」が伝わるかどうか
相手に「受け入れていますよ」というメッセージが伝わるかどうか
それは、「メールの書き出し」次第なのです。
自分の表情や想いが相手に伝わること。そこが一番大事なのです。
そうすると 「書き出しの文面」は、その人を表す「言葉」になるので
人によって、様々なものになります。
「定型文」や「見本」などないのです。
自分の「表情」と「気持ち」が相手に伝わるのであれば、
どんな文面であっても構わないのです。
「メール相談」の「返信内容（アドバイス）」
もちろん、これは大事な部分です。
でも、それよりも大切なのは、やはり「書き出し」なのです。
相手が安心するのは、「返信内容」ではありません。
相談しても良かったのかどうか、なのです。（げんき）