昨日、北海道の園長先生と「ZOOM」でのオンライン面談を行いました。
「毎日、慌ただしく過ごしていて これからの事に手が回らないんですよ!」
毎日、園で起こる様々なことを教えて頂きました。
「新型コロナウイルス」感染拡大の「緊急事態宣言」が解除になったとは言え、
まだまだ「北海道」は大変な状況が続いています。
という、僕がいる「福岡」も「北九州市」で「学校クラスター」が発生し、
いつ、どこで 感染が また広がるか 分からない状況です。「今」は、どこにいても、油断はできません。
さて、面談の中でお伝えしたお話なのですが、
「園長先生」の1日の業務の「7割」は、本来『仕組み作り』の時間です。
●先生方の「保育業務」の調整・見直し
●園の運営にあたっての制度の整備や勤務体系の整備
●人材育成や求人に関する仕組み
●保護者とのコミュニケーション、職場内コミュニケーションの取り組み
そうした「将来」に備えて うまく効率的に進むように「仕組み」を作る時間
そうした「業務」が「メイン業務」となります。
そして、残りの「3割」の時間が、「お仕事」の時間です。
●本日、発生した案件への対応
●日々のルーティンワーク
●保育者への相談・助言 など
こうした「毎日のお仕事」になります。
1日の「業務」=「仕組み作り(7割)」+「毎日のお仕事(3割)」
これが、1日の「時間」の使い方になります。
もっと、厳密に言えば、
1日の「時間」=「バッファータイム(2割)」+「仕組み、お仕事(8割)」
となり、「バッファータイム(予備時間)」を確保することになります。
そうしないと「緊急時のトラブル」に対応できないからです。
これを、実際にやろうと思うと、かなり大変です。
最初の段階で、「無理です!!」との声があがります。
でも、「時間」の使い方をこの形にしていかなければ、
●常に「人」が足りない。
●常に「トラブル」が発生する。
●常に「仕事」に追われる。
という 3つのものから 追い立てられてしまうのです。
逆を言えば、「時間」の使い方を変えるだけで、
●常に「人」が集まる
●常に「余裕」がある。
●常に「アイデア」が沸き上がる
そうした「環境」に変わるのです。
「時間」の使い方を変えるのに使うのは、たった1つ「日報」だけです。
「日報」の書式を変え、そして日々「記録」し「毎日1つ」気づきをえること。
これを「継続」していくだけで、自ずと「体質改善」してしまうのです。
「時間」は、わずか10分程度。
「お金」がかかるものでも ありません。
大切なのは「どんな書式」にし、
その「書式」に書くと、「毎日何に気づくこと」ができるか。
この「仕組み作り」なのです。(げんき)